DIGITALE DIENSTENMOTOR?

Zaventem zet volop in op digitale dienstverlening. Daarvoor digitaliseren ze processen met de raamovereenkomst Digitale Dienstenmotor. Maar wat houdt dit net in? En wat is de meerwaarde voor andere besturen? Projectcoördinator Ruben Huylenbroeck legt het voor je uit.

Kan je de Digitale Dienstenmotor uitleggen in het kort?

De Digitale Dienstenmotor is een raamovereenkomst van VERA en POLIS. Ze biedt een platform waarmee je processen kan tekenen en zo dossiers kan opvolgen. Door de koppeling met je website maak je online formulieren beschikbaar die opgevolgd worden door je medewerkers.

Dankzij onze governance-structuur kunnen we samen met POLIS kijken naar het platform dat gebouwd is door Vanden Broele en aangeven waar het beter kan. Daarnaast plaatsen we afgewerkte processen in een bibliotheek en delen deze zo met besturen. Zo moet je als bestuur niet beginnen met een wit blad. Je kan perfect een bestaand proces aanpassen aan je eigen situatie.

Waarmee helpen we het lokaal bestuur van Zaventem?

Zaventem is één van de vijf pilootgemeenten die meteen instapten. Ze beslisten om 10 economische processen te digitaliseren. Met VERA nemen we de rol van procesbeheerder op. Daarbij doen we drie zaken:

1. Processen in kaart brengen.

2. Stroomlijnen zodat ze dezelfde vorm hebben.

3. Digitaliseren door elke stap van het proces in de bouwblokken te gieten.

Hierbij hebben we oog voor GDPR, communicatie met de klant/burger en communicatie met de ambtenaren. We hebben dus elk aspect op de radar staan.

Wat is onze meerwaarde?

De eerste kennismaking met de Digitale Dienstenmotor kan best overweldigend overkomen. Je steekt veel tijd in je eerste proces. Daarna vind je steeds makkelijker je weg en heb je de juiste manier van procesmatig denken onder de knie.

We digitaliseren nu 10 processen voor Zaventem. Met de kennis die we opbouwen en de uitbouw van de bibliotheek, gaan we een snellere service kunnen bieden aan besturen die later instappen.

We merken dat het niet makkelijk is om procesmatig te denken. De VERA-collega’s kunnen dit al. Ze zullen de juiste vragen stellen om zo sneller tot een goede procesdigitalisering te komen.

Wat zijn de volgende stappen voor de Digitale Dienstenmotor?

We geven het platform steeds verder vorm en proberen het ook laagdrempeliger te maken. Daarnaast breiden we de bibliotheek uit met meer en meer processen.

We willen ook werken aan kennisdeling voor de besturen. Elk bestuur heeft bijvoorbeeld een proces om een evenement aan te vragen. Omdat we al zoveel processen analyseerden, zien we de kleine verbeteringen die besturen kunnen invoeren bij hun eigen processen.

Waarom zouden besturen aan de slag moeten gaan met de Digitale Dienstenmotor?

We hebben al heel wat processen in kaart gebracht. Je moet niet van nul starten, deels ook door de procesbibliotheek.

Je zit niet vast aan voorgeprogrammeerde tools. Je kan zelf bouwen, vragen toevoegen en weglaten. Je kan extra taken toevoegen, of uit het proces laten.

Digitale Dienstenmotor won de Vlaanderen Digitaal Award voor ‘beste digitale transformatie’ en de Agoria Digital Society Award voor ‘beste eGov project’. Wat doet dat met je?

Ruben Huylenbroeck: Het is een mooie erkenning van de mogelijkheden van Digitale Dienstenmotor. Niet alleen VERA gelooft hierin, maar ook de jury’s van Vlaanderen en Agoria. Maar we gaan niet beginnen zweven. We hebben nog veel werk voor de boeg. We zijn nog maar net uit de startblokken geschoten en zijn klaar voor een mooi vervolgtraject.