NIEUWE TELEFONIEOPLOSSING VOOR KRAAINEM
Na jarenlang te werken met een klassieke telefooncentrale, vraagt de digitale transformatie naar een oplossing om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. In het kader van de raamovereenkomst Cloud Services zocht lokaal bestuur Kraainem samen met VERA en Cronos Public Services uit of Microsoft Teams Voice een oplossing kan zijn voor lokale besturen. Brigitte Vanderkelen, verantwoordelijk voor IT in Kraainem, neemt je mee.
Wat was de aanleiding voor dit project?
“We kijken al 10 jaar naar een vernieuwing van onze telefooncentrale. We waren echt aan het zoeken naar een goede oplossing voor ons. Toen VERA en Cronos Public Services een traject voorstelden om samen de problematiek te onderzoeken en een pilootproject op te zetten, hadden we meteen interesse.”
Hoe verliep het project?
“Cronos Public Services onderzocht of Microsoft Teams Voice een oplossing kon zijn voor onze telefonie. Hun studie toonde aan dat dit het geval was en ze stelden hun bevindingen voor aan het managementteam.”
“Er is in de loop van het project wel vertraging geweest omdat we een pilootproject zijn. Alle partijen moesten nog uitzoeken hoe en wat. In het begin hadden we eind december 2021 de oplevering voorzien, maar we zijn pas in april met de pilootfase gestart. In mei testten we alles en we hopen eind juni af te ronden.”
Wat hebben we geleerd uit dit project?
“De drie belangrijkste lessen die we leerden zijn de volgende:
• De dienst IT moet heel hard betrokken zijn. Er worden heel veel technische zaken opgevraagd die niet altijd meteen voorhanden zijn.
• Migreren naar Teams Voice is meer dan een 1 op 1 vervanging van je telefooncentrale. Dat zou wel kunnen, maar het zou een gemiste kans zijn. Je moet je hele telefoniewerking tegen het licht houden.
• De ondersteuning die je van een klassieke telefooncentrale had, gaat niet meer op voor Teams Voice. De goede werking is afhankelijk van je netwerk, internettoegang, Microsoft- dienstverlenging en zoveel meer. Je moet dus meerdere partijen betrekken om een oplossing te vinden voor je probleem.”
“Dankzij dit pilootproject kan Cronos Public
Services het stappenplan voor de omschakeling van een klassieke telefooncentrale naar Microsoft Teams Voice uitbreiden. Hier zullen andere besturen die willen overschakelen hun voordeel mee doen.”
