Digitalisering gemeenteraad Tremelo voor meer efficiëntie en toegankelijkheid
De gemeente Tremelo koos er in 2020 voor om de openbaarheid van het bestuur én de betrokkenheid van de burgers te verhogen. Daarom maken ze sindsdien de besprekingen tijdens de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, toegankelijker voor elke burger.
Dit dankzij een innovatief conferentiesysteem dat deze raden digitaliseert. Voor de modernisering werd gebruik gemaakt van de raamovereenkomst Smart Conference van VERA. De nieuwe apparatuur voor geluidsversterking en -registratie werd voor het eerst in gebruik genomen tijdens de gemeenteraad van 27 augustus 2020.
Next level zittingsverslagen, snel en efficiënt
Het nieuwe decreet lokaal bestuur bepaalt dat er niet alleen notulen moeten worden opgesteld van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, maar ook een zittingsverslag. Het opmaken van de zittingsverslagen is zeer tijdrovend en niet meteen efficiënt. Daarom ging het bestuur op zoek naar een innovatieve oplossing om deze raden te digitaliseren.
In het kader van openbaarheid van bestuur, maar ook om de betrokkenheid van burgers te verhogen, worden de besprekingen van de raden nu toegankelijk gemaakt via audiostreaming. Gemeenteraden opnemen of streamen lijkt heel praktisch, maar tegelijkertijd moet rekening gehouden worden met de nieuwe Europese richtlijn inzake toegankelijkheid van overheidswebsites. Deze richtlijn bepaalt dat ook mensen met een beperking vlot toegang moeten krijgen tot de gepubliceerde informatie. Zo worden audiobestanden geïndexeerd per agendapunt of per spreker en op de gemeentelijke website geplaatst.
Maar het is meer dan dat. Ook nieuwe toepassingen zoals digitaal stemmen en geluidsregistratie tijdens online vergaderen via Teams zijn mogelijk. De kracht van deze slimme en innovatieve oplossing ligt in de synergie tussen producten, diensten en gebruikservaring.