ICT en digitalisering is overal aanwezig, in elk bestuur, in elke dienst, in elk project, pre en zeker post-corona. Enerzijds kan de lokale IT-verantwoordelijke niet langer alle facetten van ICT overzien en anderzijds is ICT ingebed in de dagelijkse werking van elk bestuur. Een ICT-stuurgroep biedt dan ook gepast antwoord: een gestructureerd overleg van diensthoofden, algemeen directeur, DPO en IT-verantwoordelijke rond ICT- en digitaliseringsprojecten.
De uitdaging van een groot en complex ICT-netwerk
ICT en digitalisering kennen een exponentiële groei. Dit vergt zowel veel kennis als budget. Waar een grote gemeente in 2016 nog maar 9 (voornamelijk virtuele) servers had, is dit aantal op vier jaar tijd gegroeid tot 65 virtuele servers. Deze exponentiële groei illustreert ook de complexiteit van het netwerk en heeft tot gevolg dat er weinig overzicht gehouden kan worden.
Er moeten dan ook keuzes worden gemaakt. Om er voor te zorgen dat de juiste keuzes worden gemaakt op lange termijn en dat deze gedragen worden door de hele organisatie, is een structureel overleg met vertegenwoordigers van alle diensten een vereiste. Zo worden deze medewerkers tegelijk medebeslissingsnemers en ambassadeurs.
Ruimte om te groeien
Ook de Vlaamse overheid bepaalt in haar Leidraad Organisatiebeheersing lokale besturen (hoofdstuk 10)dat de ICT-aanpak wordt voorbereid en opgevolgd door een interne stuurgroep, zowel op strategisch als operationeel niveau. Een ICT-stuurgroep komt met andere woorden tegemoet aan een vereiste van de Vlaamse Overheid.
Maar een ICT-stuurgroep zorgt vooral voor interne cohesie en tilt het ICT-beleid naar een hoger niveau door:
Een grondig en structureel overleg: we organiseren en begeleiden per organisatie een maandelijks overleg met de diensthoofden, algemeen directeur, DPO en IT’er
Draagkracht creëren: omdat alle diensten vertegenwoordigt zijn, treden de betrokken diensthoofden automatisch op als ambassadeur. Op deze manier kunnen keuzes toegelicht en verdedigd worden binnen een organisatie.
Opvolging van projecten, van goedkeuring over uitvoering tot oplevering. Door op te treden als klankbord op te treden en het project op de voet op te volgen van start tot afsluiting. Deze centralisatie zorgt ook voor een betere communicatie en bijgevolg draagvlak voor het project.
Uitstippelen van het algemene ICT-beleid en bepaling van de prioriteiten samen met het bestuur
Opvolging stand van zaken operationele IT-ondersteuning, budget en timing ICT-beleid
Informeren en kennisdelen m.b.t. ICT en e-government
Een geschikte oplossing voor zowel kleine als gemiddeld grote besturen
Wat is de rol van VERA?
We organiseren en begeleiden per organisatie een maandelijks overleg met diensthoofden, algemeen directeur, DPO en IT’er
Opvolging en bijsturing van projecten, van uitvoering tot oplevering
Uitstippelen van het algemeen ICT-beleid en bepaling van de prioriteiten samen met het bestuur
Opvolging van de stand van zaken m.b.t. operationele IT-ondersteuning, budget en timing ICT-beleid
Momenteel begeleiden we ICT-stuurgroepen bij 12 lokale besturen. Wil je graag meer weten over de werking van een ICT-stuurgroep? Contacteer dan:
