HALLO DPO OFFICE, HALLO CONTINUÏTEIT
In januari vernieuwden we onze DPO-dienstverlening. Door de invoering van de DPO Office kunnen we beter de continuïteit garanderen als er een DPO uitvalt of op vakantie is. Daarnaast stimuleert deze vernieuwing de uitwerking van algemene richtlijnen en documenten waarmee onze besturen aan de slag kunnen. Sarah Smolders, DPO bij VERA, geeft meer uitleg bij deze nieuwe manier van werken.
Peter Maes en Sarah Smolders
DPO Office en DPO as a Service
Begin 2022 splitsten we onze ‘oude’ DPO-dienstverlening in tweeën. Langs de ene kant is er de DPO-Office voor algemene vragen en dienstverlening op het vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming voor al onze besturen. Daarnaast heb je de DPO as a Service waarbij we de formele rol van DPO opnemen voor een bestuur.
Deze omslag dient een dubbel doel:
• Meer continuïteit voorzien en minder afhankelijk zijn van één DPO die alleen een bestuur ondersteunt. Elke langdurige afwezigheid van deze DPO (door bijvoorbeeld ziekte, een wereldreis of een geboorte) was een risico voor de dienstverlening.
• Ruimte creëren om generieke zaken uit te werken die bruikbaar zijn voor alle besturen. Hierdoor verhogen we de uniformiteit over besturen heen en vullen we de beperkte tijd per bestuur optimaal in.
Werking
Achter de DPO Office schuilen de VERA-DPO’s. Dit is een team met verschillende specialisaties dat ten dienste staat van meer dan 65 lokale besturen in Vlaams-Brabant. Eén DPO bekijkt de vragen die binnenkomen en dispatcht deze naar de specialist terzake. Zo krijg je als bestuur steeds een antwoord op jouw maat.
Daarnaast houdt de DPO Office ook het overzicht van acties en projecten in verband met privacy en informatieveiligheid. Zo bundelen onze DPO’s de krachten en inzichten meer dan vroeger. We werken samen aan de dienstverlening en ontwikkelen basisproducten die nuttig zijn voor elk bestuur. Zo moet ieder voor zich niet opnieuw het warm water uitvinden.
De nieuwsbrieven van de DPO Office zijn hier een mooi voorbeeld van. Hiervoor werkten we twee formats uit. We maken telkens een nieuwsbrief op maat van de politiezones en een op maat van de steden en gemeenten.
Besturen zorgen voor impact
Als een van onze besturen een bepaalde vraag heeft, zorgen we niet alleen voor een antwoord. We bekijken ook meteen of dit impact kan hebben voor andere besturen. Zo kregen we in maart vanuit verschillende hoeken vragen over het helpen van Oekraïense vluchtelingen en de aandachtspunten rond privacy en informatiebeveiliging die hieraan gekoppeld zijn. Daarom creëerden we op korte tijd een nieuwsbrief over dit topic omdat elk bestuur geholpen is met onze antwoorden.
Evaluatie
We weten dat besturen niet zo graag mailen naar een algemeen mailadres. Daarom zetten we in op één DPO die meestal de eerstelijnshulp doet. Om het voor andere DPO’s die af en toe inspringen overzichtelijk te houden, stelden we interne richtlijnen op voor bepaalde situaties of vragen. Zo behouden we de uniformiteit. Deze lijst vullen we continu aan zodat we besturen zo vlot mogelijk kunnen helpen.
Besturen die DPO as a Service afnemen, kunnen nog steeds rekenen op een vast aangestelde DPO die voor hen klaar staat voor de complexere problemen en alle wettelijke verplichtingen. De ondersteuning van de DPO Office zorgt voor meer focus en tijd voor de essentie.
Intern blijven we dit verder evalueren en sturen we bij waar nodig. Dit is zeker nodig voor meer specifieke besturen die geen stad, gemeente of OCMW zijn en meer specifieke kennis vragen. Het is een proces waaraan we blijven schaven en dat blijft vooruitgaan.