DPO-dienstverlening in een nieuw, of beter extra jasje
Meer uniforme kwaliteit en een gegarandeerde continuïteit. Dat waren twee essentiële triggers om in 2021 de voorbereiding te treffen voor een bijkomende invulling van onze DPOdienstverlening: de DPO Office.
CONTINUÏTEIT EN GEMEENSCHAPPELIJKE BASIS
Onze DPO-dienstverlening ging tot vorig jaar bijna volledig uit van één vaste DPO die bij een bestuur over de vloer kwam. Daar nam hij of zij de formele rol van DPO op. Dat bracht heel wat voordelen, maar ook concrete risico’s met zich mee. Wanneer mensen van rol veranderen binnen VERA of een nieuwe uitdaging aangingen, kwamen we voor een grote uitdaging te staan: wat met de continuïteit?
Daarnaast wilden we ook meer vanuit een gemeenschappelijke visie, werking en planning vertrekken over alle besturen heen, ongeacht de DPO in kwestie. Uniformiteit, afstemming, herbruikbaarheid zorgen niet alleen voor meer efficiëntie, maar ook voor minder misverstanden. Dit is zeker het geval wanneer besturen op bepaalde domeinen samenwerken of gegevens uitwisselen.
Om deze uitdagingen te counteren, werkten we een bijkomende dienst uit: de DPO Office. Alle meldingen komen via een gedeelde mailbox binnen en worden op drie mogelijke manieren beantwoord:
1. We voorzien we een rechtstreeks en kort antwoord.
2. We spelen de vraag door naar de DPO van het bestuur.
3. We zorgen voor een specialist ter zake bij een specifieke problematiek.
Achterliggend bundelen onze DPO’s de aanwezige kennis en expertise. Zo krijgen adviezen, sjablonen en kennis een ‘gedeeld karakter’ en moet niet ieder voor zich elke keer opnieuw het warm water uitvinden.
Onze DPO’s blijven natuurlijk voor heel wat besturen met een grotere DPO-opdracht de formele van DPO as a Service vervullen. Hierbij blijven ze zoals van oudsher de wettelijke taken als DPO opnemen.
KEUZEVRIJHEID ÉN ZEKERHEID
Hét grote voordeel is continuïteit. De DPO Office garandeert de voortdurende ondersteuning op vlak van gegevensbescherming en informatieveiligheid. Zeker een voordeel bij de afwezigheid van de eigen aangestelde DPO. Ook bij besturen die geen toegewezen DPO wensen of hebben, blijft er zo de zekerheid om tot op zekere hoogte ondersteund en geïnformeerd te blijven.
Daarnaast draagt de DPO Office direct bij tot meer uniformiteit over de besturen heen. Het herkennen van vragen die vaak terugkomen over meerdere besturen heen, draagt bij tot betere prioriteitstelling. Daarnaast geeft dit de mogelijkheid om een advies, template of aanpak meer gelijktijdig in te voeren bij besturen.
… EN TOCH NIET MINDER PERSOONLIJK
Omdat de DPO Office werkt met een centraal mailadres als meldpunt, lijkt deze werking op het eerste gezicht minder persoonlijk. Maar achter het centraal meldpunt zitten natuurlijk ook mensen. DPO’s met heel veel expertise. Zij zorgen voor een professioneel antwoord, maar altijd met een persoonlijke benadering en oog voor de specifieke context van de vraagsteller van het bestuur in kwestie.
Heb je nood aan een DPO of wil je extra ondersteuning voor je interne DPO? Dan ben je bij VERA aan het juiste adres. Contacteer ons via info@vera.be en samen bekijken we de mogelijkheden.