EEN RAAMOVEREENKOMST. EEN WERK VAN LANGE ADEM

Besturen kunnen niet zomaar naar een leverancier stappen en zaken bestellen. Een raamovereenkomst is een handig middel om het administratieve werk bij een aankoop te verkleinen en goede prijzen te bekomen door schaalvergroting. Hans Hubin is projectcoördinator bij VERA en is gespecialiseerd in het afsluiten van deze overeenkomsten.



Eerst moet er een bepaalde nood zijn bij meerdere Vlaams-Brabantse besturen. Als het nuttig lijkt om een raamovereenkomst te maken, starten we met een marktonderzoek. Deze beslissing zet een proces in gang waarbij we rekening houden met vaste mijlpalen:

  1. Een GO/NO GO voor een nieuwe raamovereenkomst: er wordt beslist om een nieuwe raamovereenkomst (RO) te organiseren en men bepaalt meteen de procedure, of er ruimte is voor onderhandelingen en in hoeveel en welke percelen de RO wordt opgedeeld.
  2. Kandidaatstelling (tweestapsprocedure): we stellen de voorwaarden op waaraan leveranciers moeten voldoen. Hierbij geven we ook al mee wat de evaluatiepunten zullen zijn en de weging in de totaalscore.
  3. Inhoud: tegelijkertijd met de kandidaatstelling zetten we ons aan het inhoudelijke deel. We leggen vast wat we exact nodig hebben qua materiaal en wat we verwachten van service. Dit moet zo duidelijk mogelijk zijn.
  4. Evaluatie kandidaturen: samen met de werkgroep evalueren we de kandidaturen en brengen we hen op de hoogte of ze mogen meedingen of niet.
  5. Bestek: de weerhouden kandidaturen ontvangen het bestek met alle specificaties van de RO.
  6. Offerte: bij VERA geven we leveranciers meer dan de wettelijk vastgelegde minimumtermijn om tot kwalitatieve offertes te komen.
  7. Onderhandelingen (tweestapsprocedure): we gaan in dialoog met de leveranciers.
  8. Best and final offer: we vragen alle leveranciers die een offerte indienden om een laatste aanbod.
  9. Gunningsverslag: we motiveren waarom wie hoeveel punten heeft gekregen, zonder de details van elk dossier vrij te geven.
  10. Gunning: we brengen de partijen op de hoogte van de beslissing en geven uitleg als ze dit vragen.
  11. Stand still: indieners hebben tien dagen de tijd om protest aan te tekenen en dit te motiveren. Als er geen protest volgt, is de gunning definitief.

Procedures bepalen

Bij de start stellen we een werkgroep samen en maken we een planning op. Afhankelijk van de noden van de raamovereenkomst, kiezen we voor een bepaalde procedure. Al onze raamovereenkomsten zijn zo groot dat we altijd vallen onder de wetgeving van de Europese aanbesteding, of ze flirten op z’n minst met de grens.

Bij grote raamovereenkomsten mag je niet zomaar werken met een prijsvraag, een éénstapsprocedure. Als je eerst een oproep tot kandidaatstelling organiseert en daar een eerste schifting doet, dan spreken we over een tweestapsprocedure. In de eerste fase geven we al wat voorwaarden mee:

Referenties: goede referenties geven vertrouwen dat leveranciers de opdracht aankunnen.

Omzetvereisten: we willen niet dat een leverancier te afhankelijk is van deze raamovereenkomst.

Geïnteresseerde bedrijven krijgen 30 dagen de tijd om hun kandidatuur in te dienen. Enkel partijen die hieraan voldoen krijgen het bestek en mogen een offerte indienen.

De inhoud

Omdat we bij VERA zoveel raamovereenkomsten maken, moeten we niet van een wit blad starten. De specificaties worden in deze fase ook besproken met de werkgroep. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de lokale besturen. Zij weten het best wat ze nodig hebben en wat ze dus willen zien in een offerte.

Leveranciers stellen op basis van het bestek een offerte op. Samen met de werkgroep spitten we elke offerte uit. Deze bestaat meestal uit 100 à 200 pagina’s, dus er kruipt heel erg veel tijd in het nalezen en beoordelen van alle inzendingen. Achteraf zitten we samen met de werkgroep en het is opvallend hoe vaak er al een consensus is over de kwaliteit van de offertes en het aanbod.

Onderhandelingen en finaal aanbod

Bij een tweestapsprocedure nodigen we de leveranciers uit voor onderhandelingen. We werken onduidelijkheden weg en stellen het aanbod qua materiaal en service nog scherper. Zo zijn we zeker dat beide partijen elkaar goed begrijpen en dat leveranciers niet voor 95% maar voor 100% inspelen op de noden van onze besturen.

Na deze onderhandelingen hebben de leveranciers de kans om ons een allerlaatste voorstel te doen, hun ‘best and final offer’.

“Je moet het nodige respect tonen voor de leveranciers die meedingen naar een raamovereenkomst. Ze steken ongelofelijk veel tijd in het opstellen en verfijnen van hun lijvige offertes. Spijtig genoeg kan je maar één partij gelukkig maken.”

Achteraf

Bij elke offerte voorzien we een motivering en een solide argumentatie. Een stevig gunningsverslag zorgt ervoor dat alle partijen een goede basis hebben om de kwaliteit van de beoordeling in te schatten. Het is ook een vorm van respect voor het werk dat leveranciers in hun offerte steken. Als er protest wordt aangetekend tegen een gunning, zorgt een kwalitatief gunningsverslag ervoor dat je je kan verdedigen.

Eens de gunning achter de rug is, organiseren we meestal nog een infomoment. We zetten ook alle nodige info publiek op onze website. Voor de leden van onze Virtuele Centrumsteden werken we een model raadsbesluit uit zodat onze leden zo weinig mogelijk werk hebben om van onze raamovereenkomsten af te nemen.

Daarna bewaken we de kwaliteit van de raamovereenkomst. We bekijken de eerste offertes die van de leverancier naar de besturen gaan om te controleren of er aan alle voorwaarden voldaan is.

De afname van een raamcontract kan rechtstreeks door het bestuur bij de leverancier. Maar de leveranciers moeten de afname rapporteren aan VERA. Zo blijven we op de hoogte en houden we de vinger aan de pols.


VERA raamovereenkomsten

Neem zeker een kijkje op  www.vera.be/raamovereenkomsten voor een overzicht van onze raamovereenkomsten. Er zit er zeker een interessante bij voor jou!