EEN LANGETERMIJNVISIE VOOR LUBBEEK
Het lokaal bestuur van Lubbeek vroeg aan VERA om hen op IT-vlak door te lichten en samen een langetermijnvisie uit te schrijven. Een kolfje naar de hand van Gunther Claes en Robert de Leij van VERA.
Zijn we goed bezig?
Ludwig Swevers, Informaticus-Systeembeheerder bij Lubbeek: “Het vele telewerk was een echte trigger voor ons. Plots moesten we op korte termijn oplossingen zoeken en wij kozen onze eigen weg. Toen bijvoorbeeld iedereen met Microsoft Teams begon te werken, kozen wij voor een andere oplossing. Het werd tijd om eens stil te staan bij de keuzes die we toen maakten en of deze ook op lange termijn de juiste zullen zijn.”
“Met deze vragen stapten we naar VERA omdat we een objectieve, neutrale blik wilden. VERA gaat hier zelfs zo ver in dat ze bijvoorbeeld niet alleen eigen raamcontracten aanbevelen in hun rapport, maar ook kijken naar andere raamcontracten als deze voordeliger zijn.”
Het project
Gunther Claes, projectcoördinator bij VERA: “Het project voor Lubbeek is ondertussen afgerond en we werkten een gelijkaardig project uit voor de gemeente Bierbeek. We maakten een volledige ICT-architectuuranalyse en een ICT-beleidsplan. Bij zo’n project is het de bedoeling om het bestuur een roadmap of stappenplan aan te bieden waarin een toekomstvisie voor hun bestuur staat beschreven op vlak van ICT. Dit zowel op het vlak van beleid, maar ook op vlak van personeel en infrastructuur.”
“In samenwerking met het bestuur, komen we tot een stappenplan, verdeeld in enkele categorieën”, zegt Gunther. “Eerst zijn er de kritische punten. Deze moeten liefst binnen de 6 maanden opgelost worden in deelprojecten. We schrijven deze ook uit zodat het bestuur hier direct mee aan de slag kan.”
“Daarna volgen de vernieuwende aanbevelingen. Hiermee nemen we het bestuur mee in onze toekomstvisie. Deze visie omvat ook weer veel deelaspecten, zoals bijvoorbeeld ‘de werkplek van de toekomst’. Het is de taak van het bestuur om zelf nog na te denken over welke deelprojecten ze effectief op relatief korte termijn uitvoeren en welke voor later zijn. Ze hoeven ook niet alles blindelings te volgen.”
“Eens de kritische en vernieuwende aanbevelingen achter de rug zijn, hebben we nog de ‘aanbevelingen instandhouding’. Deze vertellen het bestuur hoe het de nieuwe situatie in stand kan houden door bijvoorbeeld goed contractbeheer. Hoe kunnen ze hun voorsprong behouden en niet opnieuw in de oude situatie verzeilen.”
Het bestuur beslist
Gunther benadrukt dat de besturen zelf bepalen welk gevolg ze geven aan het rapport. “De besturen kunnen de deelprojecten door ons laten begeleiden, maar ze staan vrij om dit te kiezen. Of ze hier mee verdergaan en binnen welke tijdsspanne, dat bepalen ze zelf. De feedback die we kregen van Lubbeek was zeer positief, maar in welke mate ze er nu mee aan de slag gaan, dat weet ik nog niet.”
Ludwig beaamt de vrijheid en de eigen verantwoordelijkheid. “Het is aan ons om ermee aan de slag te gaan. Binnen een paar maanden moeten de kritische verbeterpunten aangepakt zijn en kijken we naar de volgende stappen.”
Gunther over VERA's toekomstvisie voor lokale besturen
“De toekomst, dat is digitalisering. Als we een visie neerschrijven voor een bestuur, is dit voor binnen dit en 10 jaar. Dat gaat dan bijvoorbeeld over plaatsonafhankelijk werken. Je kan bij wijze van spreken twee weken naar Spanje gaan en daar een paar dagen per week werken. Deze manier van werken heeft alleen maar voordelen, ook om nieuwe werknemers te vinden. We weten dat dit een probleem is bij heel wat lokale besturen. Onze toekomstvisie qua werkplek moet hierbij helpen.”
Niet alleen voor gemeenten, ook voor bijvoorbeeld huisvestingsmaatschappijen
VERA doet deze projecten trouwens niet alleen voor gemeenten, maar ook voor organisaties die aankloppen bij VERA zoals bijvoorbeeld huisvestingsmaatschappij Providentia. Opnieuw kijken we waar de noden zijn en werken het project van daaruit verder uit. We hebben een bepaalde toekomstvisie, maar de wegen om daar te raken lopen soms via heel verschillende paden.
Heb je nood aan een ICT-architectuuranalyse of heb je een project in de steigers maar kan je hulp gebruiken? Contacteer ons dan via info@vera.be en samen bekijken we hoe we je kunnen helpen.