VERNIEUWD IT-BEHEER VOOR MEER FLEXIBILITEIT EN VOORSPELBAARHEID

Het afgelopen anderhalf jaar zorgde voor een ongeziene verandering in het IT-beheer van VERA. Sindsdien is het niet meer haalbaar om terug te keren naar het ‘oude’ model waarbij een vaste VERA IT-beheerder volgens een vast ritme aanwezig was bij een lokaal bestuur. Dries Gutschoven, manager infrastructuur en technologie, legt uit waarom deze ommekeer er komt en hoe we te werk gaan.

Wat is VERA IT-beheer? Een VERA IT-beheerder neemt tijdelijk of voor een langere periode de rol van IT-verantwoordelijke op binnen een lokaal bestuur. Op basis van de middelen en de ambitie bepalen we samen met het bestuur de prioriteiten voor de IT-beheerder.

“De werking tijdens de coronacrisis is door onze besturen bijzonder goed onthaald. We stelden ons heel flexibel op en losten problemen op terwijl het niet altijd onze vaste dag bij een bestuur was. Vandaag schipperen we een beetje tussen het oude systeem en het flexibele dat diende als noodoplossing. Daarom is het niet altijd duidelijk wanneer een bestuur nu recht heeft op een IT-beheerder of hoe lang het zal duren vooraleer een vraag beantwoord wordt. Na een bevraging bij onze besturen gooien we het roer om en zetten we volop in op flexibiliteit en voorspelbaarheid.”

Het nieuwe systeem: dat is ons IT-beheer 2.0. In dit systeem bekijken we samen met het bestuur de noden en de ambitie. Op basis van deze analyse stellen we één van de drie ondersteuningspakketten voor: Basis, Continuïteit of Groei & Innovatie.

Financiële voorspelbaarheid

Onze IT-beheerders bespreken jaarlijks het takenpakket met het bestuur. Zo zorgen we voor een transparante samenwerking. Dankzij de vooraf besproken wensen, biedt VERA een heel duidelijke en scherpe prijs. Zo weet het bestuur meteen hoeveel budget er nodig is voor het IT-beheer.

“Die financiële voorspelbaarheid is heel belangrijk”, zegt Dries Gutschoven. “Zo kan een bestuur perfect voorspellen wat het IT-beheer kost per jaar. Daarnaast willen we er ook voor zorgen dat een IT-beheerder kan doen waarvoor hij aangenomen is: de ICT-visie en de budgetplanning en -controle. Nu moet hij te veel probleemoplossend werken. Dit lossen we op met de rolverdeling tussen de ondersteuningspool en de IT-beheerder.”

De ondersteuningspool

Onze ondersteuningspool zorgt ervoor dat alle medewerkers van de besturen hun werk kunnen doen. Als er medewerkers met problemen of vragen zitten, kunnen ze bij onze pool terecht.

Hoewel onze IT-beheerder tijds- en plaatsonafhankelijk werkt, doet onze ondersteuningspool dat niet. Om de zoveel tijd zal er iemand van de pool aanwezig zijn bij het bestuur. Dit zal niet in een vast ritme zijn. Het zal bijvoorbeeld wel een dag per week zijn, maar de planning wordt gemaakt op basis van de noden. Hoe hoger het pakket dat een bestuur afneemt, hoe vaker er iemand van de pool op locatie bij je bestuur aanwezig is. Maar we garanderen dat we in elk pakket alle vragen en problemen zullen oplossen.

Dries Gutschoven: “We mikken op pools van drie of vier personen zodat deze groep alle kennis van een bestuur heeft. De leden van de pool zullen afwisselend op een locatie aanwezig zijn om de situatie en de mensen te leren kennen. Zo garanderen we de continuïteit bij onze besturen.”

Mensenpuzzel

“Het inplannen van onze mensen is geen eenvoudige puzzel”, vertelt Dries Gutschoven. “We houden rekening met de kwaliteiten van onze medewerkers, de noden van het bestuur en de locatie van het bestuur. Besturen nemen een dienst bij ons af en wij zoeken de juiste persoon om het bestuur ten dienste te zijn. Er is geen bepaald ritme of vast persoon, wel een dienst.”

En het bestuur?

Ria Verstraelen is Algemeen Directeur van de gemeente Holsbeek. Zij zag VERA de afgelopen 10 jaren evolueren, en dat in de positieve zin. Nu kijkt ze vooruit naar wat het vernieuwde IT-beheer zal brengen.

“We hebben nooit een eigen IT’er gehad. Het is voor ons als bestuur bijna onmogelijk om zo’n profielen te strikken en te houden. We zijn dus blij dat we hiervoor kunnen rekenen op VERA.”

“Ook tijdens de coronacrisis stond VERA er. We schakelden op een week tijd over naar bijna volledig telewerk. Ook tijdens de rest van de crisis werkten de IT’ers heel flexibel en dat was fantastisch. De ondersteuning vanop afstand verloopt echt goed.”

“Het vernieuwde IT-beheer werd voorgesteld op het beheerscomité van it-punt ilv. Voor mij combineert het de goede zaken van het huidige systeem met grotere continuïteit en flexibiliteit. We zijn wat gewend geraakt aan de flexibiliteit, ook op dagen dat de IT-beheerder officieel niet voor ons werkt. Dat wordt nu doorgetrokken in het IT-beheer 2.0.”