Bye, bye klassieke telefonie?

In de wereld vandaag waar plaats- en tijdonafhankelijk werken de norm wordt, heeft een klassiek vast toestel vaak amper nog zin.

De digitale transformatie vraagt om duurzame, innovatieve telefonieoplossingen die de werking van de besturen en organisaties versterkt, zonder blind te zijn voor de valkuilen van een overhaaste overstap.

Microsoft Teams Voice, een oplossing voor lokale besturen?

Dat zochten we uit voor het gemeentebestuur van Kraainem. Daar gebruikten ze tot nu toe enkel de basisfunctionaliteit van telefonie. Door de veranderende manier van werken en wijzigingen binnen de organisatie was er al geruime tijd nood aan meer flexibiliteit.

Tot maart 2020 had VERA een eigen raamovereenkomst telefonie, maar na grondig marktonderzoek leek het ons niet opportuun een nieuwe op te maken. Een van de vele argumenten hiervoor is de versnelde opkomst van Microsoft Teams, die de klassieke IP-telefonieoplossingen zou kunnen verstoten. Omdat lokale besturen om tal van billijke redenen toch zochten naar lokale IP-telefonie, stelden we een handig telefoniestappenplan en een voorbeeld van een lastenboek op.
Deze documenten vind je terug op onze website.

Om te onderzoeken of Microsoft Teams echt kon gebruikt worden door een lokaal bestuur was verder onderzoek nodig. Aangezien VERA in december 2020 een raamovereenkomst Microsoft Cloud Services gunde aan Cronos, werd de vraag aan hen voorgelegd. Cronos was meteen geïnteresseerd om dit onderzoek uit te voeren en het gemeentebestuur van Kraainem wilde ook graag meewerken.

Tijdens de studie werden de voor- en nadelen grondig bekeken. Blijkt de studie binnenkort een succes? Dan bekijken we hoe we dit ook voor andere lokale besturen mogelijk kunnen maken.

Microsoft Teams Voice, onderdeel van Microsoft 365 is een telefoonsysteem dat werkt in de cloud, en overal toegankelijk is op je smartphone, computer of vast toestel.

Teams Voice, vraag en antwoord

1. Wordt er gewerkt met vaste nummers?

Ja, dankzij een vast nummer per persoon en dienst is iedereen altijd en overal beschikbaar. De eenvormige bereikbaarheid én beperkte kost is een groot voordeel.

Bij uitgaande gesprekken wordt niet het persoonlijke, maar het dienstnummer getoond. Dit kan aangepast worden indien nodig

2. Moet er nog steeds manueel doorgeschakeld worden?

Neen, oproepen worden automatisch naar een afdeling of persoon doorgeschakeld, niet naar een toestel. Beschikbaarheid wordt door de software automatisch gecheckt met agenda-info.

3. Hoe belangrijk is een goed netwerk?

Net zoals bij de klassieke IP-telefonie is het belangrijk een goed netwerk te hebben zonder connectiviteitsproblemen. Je dient ook goed te kijken op welke manier je Microsoft Teams zal koppelen met het telefoonnetwerk van je operatoren. De voorkeur gaat hierbij naar een lokale aanpak via een gateway of vanuit een datacenter van een integrator.

Lokale besturen met woonzorgcentra die hun oproepsysteem hieraan willen koppelen, adviseren we om dit eerst verder te laten onderzoeken.

4. Hoe vlot valt Teams Voice te beheren?

Het beheer van Office 365 is zo gestandaardiseerd dat het makkelijk te beheren valt en wijzigingen binnen processen vlot aan te passen zijn.

5. Wat als ik werk met een thin client?

De meeste thin clients werken niet met het Voice-gedeelte van de Teams-app, daarom wordt het bestaande toestel vervangen door een Teams-toestel. Dit ziet er net zo uit als een klassiek toestel, alleen met een Teams-interface als display.

6. Wat is mijn grootste voordeel bij Teams Voice?

Beschik je al over de Teams software? Dan is het enkel kwestie om bijkomende Voice-licenties (add-ons) te kopen om van nog meer voordelen te genieten. Tijdens de covidepidemie leerden veel besturen al met Teams aan de slag te gaan. Met een korte opleiding raakt iedereen vlot vertrokken. Je hebt ook maar één communicatieprogramma nodig op je laptop of pc.

Het lijkt vanzelfsprekend om over te schakelen naar IP-telefonie, maar toch zijn er nog enkele zaken waarmee je rekening moet houden. Er hangt natuurlijk een prijskaartje aan vast aan de overstap en het gebruik. Daarnaast moeten we de nood aan een performant netwerk nog eens onderstrepen. Met een wankele verbinding is een overstap niet aan te raden.

Wil je meer weten over dit onderzoek of zit je zelf met dit vraagstuk en wil je eerst met iemand van VERA de mogelijkheden van de raamovereenkomsten bekijken neem dan contact op met info@vera.be

En wat vonden ze bij de gemeente Kraainem?

“Vandaag maken we nog steeds gebruik van een klassiek telefoniesysteem. Doordat we sinds de coronacrisis dagelijks met Microsoft Teams werken, en dit programma meer lijkt te kunnen dan we dachten, leek een haalbaarheidsstudie naar Teams Voice een stap in de goede richting! Bovendien verloopt de samenwerking met Cronos en VERA erg goed en transparant, wat het proces voor ons alleen maar vergemakkelijkt!’

Brigitte Vanderkelen – OCMW Kraainem