Nieuws@VERA

(juli 2020)

ICT-audit bij het Regionaal Landschap Noord-Hageland

Exact twee jaar geleden hebben we de samenwerking Regionale Landschappen Vlaams-Brabant opgericht. Vandaag hebben we de eerste ICT-analyse bij één van de vijf regionale landschappen van onze provincie uitgevoerd, namelijk Regionaal Landschap Noord-Hageland. Hun kerntaak is natuurbehoud en -ontwikkeling in eigen streek en bescherming van het open landschap. De ICT-structuur binnen deze vzw is nog niet uitgebouwd. Het was onze taak om deze te analyseren en een advies te formuleren om te professionaliseren.

Onze projectleider Gunther Claes heeft een praktisch voorstel met een concreet stappenplan geformuleerd. De eerste stap is de invoering van Office 365 zodat de tien medewerkers van het regionaal landschap makkelijker kunnen samenwerken en documenten delen. Door het vele telewerken en de coronamaatregelen was de nood hieraan plots erg hoog. Vandaar dat ze deze alvast prioritair hebben uitgevoerd.

De volgende fase is een stapsgewijze uitbouw van de ICT-infrastructuur zelf met de implementatie van nieuwe switchen, een firewall en access points voor een betere connectiviteit. Wij hebben alvast offertes met bijhorende onderhoudscontracten opgevraagd via onze raamovereenkomsten en een volgorde opgesteld om deze volgende fase uit te rollen. De keuze van de leveranciers en de bijhorende timing wordt nu bepaald door het Regionaal Landschap Noord-Hageland en hun financieringsmogelijkheden. Zoals altijd zullen er keuzes moeten worden gemaakt.

Netwerkvernieuwing Franstalige school Kraainem

Vorig jaar startten we reeds een project rond netwerkvernieuwing in de basisscholen van gemeente Kraainem. Na het succes van het project in de Nederlandstalige school, komt nu de Franstalige basisschool aan de beurt.

Wat is de opdracht? Een volledige netwerkvernieuwing: nieuwe netwerkbekabeling in de hele school, nieuwe netwerkaansluitingen, nieuwe switchen, overal wifi voorzien en een firewall. We hopen tegen het einde van de zomermaanden klaar te zijn, maar ook hier heeft de coronacrisis onze planning danig in de war gestuurd. We konden immers twee maanden lang geen plaatsbezoeken met leveranciers doen.

Onze collega projectleider Gunther probeert alsnog met een rigide projectopvolging deze strakke timing te handhaven zodat alle structurele fysieke werken (begrijp: lawaaierige zaken zoals gaten boren en kabels trekken) tijdens de zomervakantie kunnen gebeuren.

Server- en netwerkvernieuwing in Sint-Genesius-Rode

De bestaande serveromgeving van gemeente, OCMW en woonzorgcentrum Sint-Genesius-Rode was verouderd en bestond uit naast elkaar staande silo’s. Een volledig nieuwe omgeving was dus dringend nodig. Om zowel de kosten als de werking zo efficiënt mogelijk te organiseren, koos Sint-Genesius-Rode voor een geïntegreerde serveromgeving, met een opstelling in het woonzorgcentrum en een back-up in de gemeente. Maar voordat we dit uitrolden, moesten we eerst zorgen voor een volledige vernieuwing van het netwerk: een nieuwe straalverbinding, extra glasvezel en nieuwe switchen. Zo kunnen we vanaf nu een goede connectiviteit tussen de verschillende onderdelen garanderen, noodzakelijk om ook de serververnieuwing door te voeren.

Ook intern was dit een mooi voorbeeld van samenwerken en specialisaties die elkaar aanvullen, want onze projectleider Koen Vancauwenbergh zorgde voor de infrastructuurvernieuwing, terwijl onze andere projectleider Gunther Claes de serververnieuwing op zich nam.

In de marge van dit project voorzag Sint-Genesius-Rode ook de implementatie van Awingu, zodat medewerkers op termijn via remote desktop zouden kunnen telewerken. Door de uitbraak van corona en het verplicht telewerken, was de nood plots erg groot. Daarom hebben we voorrang gegeven aan dit onderdeel van de vernieuwing en samen met Simac voor een snelle implementatie gezorgd. Je kan het een gelukkige samenloop van omstandigheden noemen, maar eigenlijk was deze vernieuwing en bijhorende modernisering van werkmethodes vooral goed beleid.

Geautomatiseerde verzendingen dankzij MAGDA

Overheidsinstanties in Vlaanderen kunnen met MAGDA Documentendienst de verzending van hun brieven of documenten automatiseren. Deze service is toegankelijker dan voordien en heeft bovenal nieuwe functionaliteiten. De verzending van brieven of documenten gebeurt zoveel mogelijk digitaal naar de eBoxen van burgers of ondernemingen. Als de digitale verzending niet lukt omdat een overheid of burger in kwestie geen toegang heeft gegeven om brieven/documenten te ontvangen via de eBox, kan de brief afgedrukt en opgestuurd worden. Deze functie is nu geautomatiseerd. Voordien was het de bedoeling dat een overheid zelf overzicht zou houden over welke brieven/ documenten reeds verzonden waren naar eBoxen en welke via papier zouden moeten verzonden worden. Vervolgens moesten zij deze papieren afhandeling zelf organiseren. Wanneer een brief of document niet verzonden kan worden, kan dit nu gebounced worden en automatisch via de post verzonden worden. Via een raamcontract is er een postbedrijf aangesteld om dit meteen af te handelen. Dankzij deze nieuwe functie van MAGDA kan alles veilig, betrouwbaar en in lijn met de AVG-wetgeving verlopen. Documenten kunnen bovendien aangetekend verzonden worden. De dienst kan op twee manieren gebruikt worden. Ten eerste kan de Documentendienst API geïntegreerd worden in de eigen IT-omgeving. Ten tweede kan de kant-en-klare webbased online applicatie gebruikt worden. Deze is geïntegreerd in MAGDA Online, de gebruikersinterface van het MAGDA-platform.