Corona sloeg hard en -vrij- onverwacht toe. Het virus stuurde ook de werking van gemeenten in de war. Burgers hadden zo veel vragen terwijl er slechts weinig antwoorden beschikbaar waren. Bovendien moesten medewerkers onverwacht massaal telewerken. Onder andere gemeente Kraainem moest haar dienstverlening plots reorganiseren. Gelukkig hadden ze al heel wat stappen gezet richting standaardisatie en het werken in de cloud.
Hoe vergaderen vanop afstand?
De gemeente Kraainem heeft voor een betere Teams-omgeving voor iedereen gezorgd. Mandatarissen en het MAT hadden reeds licenties die het gebruik van Teams toelieten, maar er waren nog geen afspraken opgesteld omtrent het gebruik hiervan. Teams werden bijgevolg ook niet als vergadertool gebruikt. De gemeente Kraainem heeft hier verandering in gebracht. Ten eerste werd het beheer van Teams gecentraliseerd, waardoor de wildgroei beperkt werd. Ten tweede werden er gratis licenties aangevraagd en toegewezen aan (bijkomende) personen die hier omwille van de crisis nood aan hadden. VERA heeft bij deze twee veranderingen een ondersteunende rol opgenomen.
Teams was duidelijk in ijltempo ingeburgerd. Zo werd bijvoorbeeld de gemeenteraad georganiseerd via Teams. De voorzitter van de gemeenteraad heeft eerst een testgesprek met onze IT-beheerder Nick Van den Ende gehad om het gebruik ervan te perfectioneren. De keuze voor Teams werd ook beïnvloed door de negatieve berichtgeving in de media over de informatieveiligheid van Zoom, het platform dat oorspronkelijk overwogen werd.
A job well done
Voor de coronacrisis uitbrak, was de gemeente Kraainem volop haar pc’s aan het vervangen. De gemeente had een aantal laptops gekocht die reeds geleverd waren, maar nog moesten worden geconfigureerd. Met de hulp van onze IT-beheerders zijn alle laptops geconfigureerd geraakt.
Kraainem had ook al een Awingu-omgeving aangekocht; software die telewerken mogelijk moest maken. Door de crisis is dit systeem meteen in gebruik genomen. Oorspronkelijk zou dit uitgebreid getest en langzaamaan beschikbaar worden gesteld, maar COVID-19 besliste er anders over. In samenwerking met onze IT-beheerder werd er een handleiding opgesteld die als leidraad kon dienen voor het telewerken. De implementatie van de nieuwe software, de afstand, het werken met privé-computers en moeilijkheden met de remote control support, maakten hier een gecompliceerde en tijdsintensieve zaak van, die desalniettemin tot een succesvol einde is gebracht.
Wat na corona?
Vaak wordt verteld dat de post-corona samenleving er anders zal uitzien dan de pre-corona. Wat zullen de lokale besturen meenemen van deze radicale transformatie en zal er ook nadien van thuis uit gewerkt worden? Er wordt verwacht dat ook na de coronacrisis van thuis uit werken mogelijk zal zijn. Dit is alleszins wat Kraainem van plan is, zoals bevestigd werd door de personeelsenquête. De meerderheid van het personeel gaf aan het thuiswerk uitgebreid te willen verderzetten.
