SAMENWERKEN


Alle lokale besturen worden met dezelfde uitdagingen geconfronteerd: in een steeds complexere omgeving meer taken met minder budget uitvoeren. ICT, digitalisering en slimme oplossingen kunnen besturen hierbij helpen. Kennisdeling, structureel overleg en gezamenlijke projecten fungeren daarbij als hefboom. Daarom verenigen we de lokale besturen van Vlaams-Brabant in samenwerkingsverbanden zodat zij door het efficiënter inzetten van kennis en middelen, de slagkracht van grote steden benaderen en tijd, geld en middelen sparen.

104 besturen = lid van 11 Virtuele Centrumsteden

  • 63 gemeenten 
  • 23 politiezones 
  • 7 intercommunales 
  • 2 hulpverleningszones 
  • 2 zorgbedrijven 
  • 1 publieke organisatie 
  • 5 regionale landschappen 
  • 1 sociale huisvestingsmaatschappij


10 nieuwe samenwerkingsprojecten


1. Databank van Akten van de Burgerlijke Stand:

Vanaf 31 maart 2019 centraliseert de centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand alle akten van de burgerlijke stand. Nieuwe akten worden louter elektronisch opgemaakt, oude akten zijn in bulk of individueel gedigitaliseerd. VERA zocht samen met de lokale besturen uit hoe dit traject zo efficiënt mogelijk kan worden uitgevoerd. Want dit is niet alleen een digitaliseringsproject, maar ook een modernisering en vereenvoudiging van werkprocessen en dienstverlening.

Resultaat

  • Een draaiboek gidst je stap voor stap door het beslissingsproces van al dan niet in bulk migreren
  • Enkele bijhorende checklists die je helpen te evalueren waar je staat qua voorbereiding

Projectleider: Jeroen Devlieghere


2. Zelfredzaamheid in ICT: migratie TOPdesk

Via de module ‘configuratiebeheer’ beheer je de assets van je bestuur in TOPdesk. Omdat deze module in 2020 wordt vervangen door een nieuwe module ‘Asset management’ hebben we eerst de functionaliteiten van deze nieuwe module uitgebreid getest en dan de migratie van de bestaande data voorbereid zodat de lokale beheerders deze zelf kunnen uitvoeren.

Resultaat

  • Handleiding gebruik inventarisatietool LANsweeper
  • Draaiboek met uitgebreid stappenplan ter voorbereiding van de migratie

Projectleider: Jeroen Devlieghere


3. Werkgroep Mijn burgerprofiel & E-box

De toepassingen ‘Mijn Burgerprofiel’ van de Vlaamse overheid en ‘E-box’ van de Federale overheid willen de digitalisering van lokale besturen ondersteunen. Wij analyseren met de werkgroep voor welke producten en diensten deze oplossingen kosten-baten interessant zijn en hoe ze werken. Beide toepassingen zijn nog in volle ontwikkeling. Wij blijven dit dossier opvolgen.

Resultaat

  • Een handleiding voor besturen die op één van beide toepassingen willen aansluiten
  • Afspraken met dienstenleveranciers over prijzen en prioritaire processen

Projectleider: Saar Verhoogen

4. Doe-het-zelf dossiersopvolgingssystemen

Een lokaal bestuur probeert door te digitaliseren efficiënter, sneller én klantvriendelijker te werken, maar toch worden nog veel producten niet of zeer beperkt digitaal afgehandeld. We onderzoeken in dit project de haalbaarheid en betaalbaarheid van enkele nieuwe, goedkope tools waarmee je zonder technische kennis eenvoudige dossierstromen zelf kan digitaliseren.

Resultaat

  • Een werkgroep van Zaventem, Oud-Heverlee en Landen gaat deze nieuwe tools uittesten door enkele werkprocessen ermee te digitaliseren

Projectleiders: Jeroen Devlieghere en Saar Verhoogen

5. Smart conference

Besturen willen hun gemeente- en andere raden digitaliseren om de administratie errond te vergemakkelijken en de betrokkenheid van de burgers te verhogen. Bij de streaming of opname van deze raden moet het bestuur ook rekening houden met de regels rond openbaarheid van bestuur en webtoegankelijkheid.

Resultaat

  • Een raamovereenkomst met twee percelen voor publicatie van vergaderingen (materiaal en software) en omzetting van spraak naar tekst.

Projectleider: Hans Hubin


6. Unified Endpoint Management

Naast klassieke pc’s en laptops worden ook steeds meer mobiele toestellen zoals smartphones en tablets als werkinstrument gebruikt in besturen. Om het beheer van deze toestellen en hun apps te vergemakkelijken, zoeken we één overkoepelende tool voor Android, iOS en Windows 10.

Resultaat

  • Een raamovereenkomst in 2020 voor een softwaretoepassing die beheer van toestellen en apps voor verschillende besturingssystemen integreert

Projectleider: Hans Hubin

7. Eventmachien

Opmaak van de functionele vereisten voor één systeem dat alle aanvragen i.v.m. een evenement bundelt, zowel voor de burger als het gemeentebestuur.

Dit is een project samen met de gemeenten Pepingen, Galmaarden, Gooik, Herne en Halle, het Toekomstforum Halle-Vilvoorde en VERA en kadert in het grotere project City of Things van VLAIO (Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen).

Resultaat

  • Een bestek voor de ontwikkeling van een eventuele oplossing
  • Een behoefteanalyse die elk bestuur ook individueel kan gebruiken voor de aanbesteding van een eventtool
  • Een analyse van de bronnen waar de gegevens zich bevinden
  • Een document met mock-ups en procestekeningen
  • Een document met een analyse van de mogelijkheden rond beheer en aanbesteding
  • Dit project is samengevoegd met doe-het-zelfdossieropvolging tot het nieuwe overkoepelende project ‘Digitale dienstenmotor’

Projectleider: Saar Verhoogen


8. Smart city-projecten

De provincie Vlaams-Brabant wil de komende jaren de nieuwe bevoegdheid ‘smart city’ vertalen in concrete projecten en beleidsmaatregelen via het programma Slimme Regio. VERA zal dit programma ondersteunen met de nodige expertise op het vlak van datamanagement, connectiviteit en infrastructuur en het begeleiden van de projecten en communicatie hierrond. We zorgen ook actief mee voor de zichtbaarheid rond dit nieuwe programma door het organiseren van demo’s, infoavonden en nieuwsbrieven voor de lokale besturen.

Resultaat

  • Begeleiding bij de aanvraag van 3 VLAIO City of Things-projecten:
  • Interactieve infozuilen in Grimbergen
  • Monitoring waterlopen in Tremelo en Begijnendijk
  • Slimme mobiliteit in de dorpskern van Geetbets
  • De projecten rond waterlopen en mobiliteit zijn goedgekeurd.
  • 3 inspiratiedagen rond de thema’s data governance, infrastructuur en connectiviteit en inhoudelijke mogelijkheden van Smart Cities.
  • Roadshows doorheen de provincie rond slim datamanagement en enkele concrete projectvoorstellen

Projectleiders: Saar Verhoogen, Jan Potemans en Viona Rampelberg

9. Digitale communicatietools

Er zijn veel tools op de markt die besturen in staat stellen om op een slimme manier met hun burger in contact te komen. Op basis van een bevraging bij onze besturen hebben we de onderzoeksthema’s opgelijst:

  • Website/cms
  • Documentuitwisseling
  • Webtoegankelijkheid
  • Newsroom
  • Webcare en social mediamanagement
  • Participatieplatform
  • Voor al deze onderdelen werd in 2019 een uitgebreide marktverkenning uitgevoerd.

Resultaat

  • Een nieuwe raamovereenkomst in 2020 die bestaat uit meerdere percelen
  • Een overzicht van beschikbare tools en mogelijke leveranciers die gratis of te goedkoop zijn om in de raamovereenkomst op te nemen
  • Een infodag met demo’s van allerlei tools door lokale besturen

Projectleider: Saar Verhoogen

10. De digitale dienstenmotor

Twee projecten die eenzelfde doel hadden, nl. Eventmachien en Doe-het-zelf-dossieropvolging, werden eind 2019 samengevoegd tot één: de Digitale dienstenmotor. We gaan op zoek naar een oplossing waarbij besturen zelf hun werkprocessen kunnen digitaliseren en wijzigingen aanbrengen aan de beheeromgeving. Dit project zal uitmonden in een raamovereenkomst voor een generiek platform om dienstverleningsprocessen te digitaliseren.

Resultaat

  • Een raamovereenkomst in 2020 voor een gebruiksvriendelijke ‘procesbuilder’
  • Een procesbibliotheek voor hergebruik van procesflows voor alle gebruikers van verschillende besturen
  • Een opleiding voor de medewerkers van de besturen
  • Een kennisdelingsnetwerk tussen de besturen en medewerkers onderling

Projectleiders: Jeroen Devlieghere en Saar Verhoogen

Terug naar het jaarverslag