DIENSTVERLENING AAN BESTUREN

VERA = partner voor digitale transformatie

Neutraal steunpunt ICT en e-government én partner van de lokale besturen m.b.t. digitale transformatie en smart city-oplossingen
Dicht bij de lokale besturen: kennis van hun werking en noden
Multidisciplinair team dat blijft groeien, zodat wij dé expert met de juiste vaardigheden en kennis kunnen inzetten cf. de noden van het bestuur

Onze dienstverlening op maat is ook in 2019 verder gegroeid: zowel de soorten diensten, als het aantal medewerkers, als het aantal gepresteerde dagen.

IT-beheerder

Een medewerker van VERA neemt tijdelijk de rol op van de lokale ICT-verantwoordelijke of helpt deze bij het uitvoeren van zijn taak

De vertrouwenspersoon van het bestuur
Ondersteunt de plaatselijke medewerkers
Onderhoudt het netwerk
Zorgt voor hard- en software
Onderhandelt met leveranciers
Denkt mee over ICT

In 2019 zijn we actief geweest bij 42 besturen (waaronder 6 politiezones, 1 hulpverleningszone en 1 cultureel centrum). We hebben in totaal maar liefst 2.712 mandagen gepresteerd. Dat is een groei van 13,5% t.o.v. 2018. De meeste besturen doen een beroep op deze dienstverlening via it-punt ilv.

ICT-architect

Een ervaren projectleider van VERA begeleidt de besturen bij het uittekenen van een lange termijn ICT-strategie, rekening houden met de beleidsdoelstellingen op vlak van e-government

Analyse van het bestaande ICT-landschap en -beleid
Ontwikkelen van een langetermijnvisie voor het ICT-beleid
Uitbouw architectuur IT-omgeving cf. ICT-beleid
Opstellen van een concreet adviesrapport met aandachtspunten en aanbevelingen

Enkele typeprojecten in 2019:

Uittekenen visie en strategie migratie datacenter bij Zorg Leuven
Studie integratie server en netwerk gemeente Sint-Genesius-Rode
Advies vernieuwing ICT-infrastructuur PZ Lubbeek
Opstellen ICT-beleidsplan gemeente Overijse

Servicedesk-medewerker

Een medewerker ondersteunt vanop afstand het bestuur bij de dagelijkse werking en de opvolging van de ICT

Eerstelijnshulp bij technische vragen. De resterende vragen wijzen ze via het ticketsysteem TOPdesk toe aan de IT-beheerder ter plaatse die dit verder kan opnemen.
Toelichting bij en opvolging van vragen, achtergrondinfo, klachten, … over raamovereenkomsten en gratis dienstverlening via Virtuele Centrumsteden
Noodcommunicatie

De servicedesk maakt gebruik van enkele tools om deze dienstverlening te kunnen aanbieden:

TOPdesk als ticketingsysteem: 301 behandelaars & 7.416 contactpersonen
Een telefonische en online helpdesk

In 2019 werden er maar liefst 23.673 vragen geregistreerd en behandeld via TOPdesk:

Diensten op maat: 719 vragen (hosted mail, servicedesk connectiviteit, projectleider, informatieveiligheid)
Raamovereenkomsten en gratis dienstverlening Virtuele Centrumsteden: 194 vragen
Interne ondersteuning VERA: 467 vragen
15.963 geregistreerde vragen met betrekking tot de ICT-omgeving van de lokale besturen waar een VERA-medewerker actief is als IT-beheerder, projectleider of DPO

Gemiddeld 1.973 tickets per maand. Dat is meer dan een verdubbeling t.a.v. 2018!

Expert ICT-infrastructuur

Een ervaren projectleider begeleidt een welomlijnde opdracht vanuit technisch standpunt

Analyse van de bestaande ICT-infrastructuur
Uitbouw ICT-omgeving cf. ICT-beleid
Integratie en vernieuwing van netwerken, servers, telefooncentrales, …
Hard- en software migratie naar cloud, datacenters of lokale infrastructuur

We hebben in 2019 maar liefst 29 technische projecten begeleid bij 21 verschillende besturen, waaronder

Vernieuwing serverinfrastructuur en ICT-infrastructuur & migratie naar politioneel datacenter bij PZ Getevallei
Netwerkvernieuwing gemeentescholen Kraainem
Uitrol IP-telefonie in gemeenten Kraainem en Machelen, eerste fase in Grimbergen en Tremelo
Servermigratie bij gemeente Galmaarden
Infrastructuurvernieuwing bij gemeenten Sint-Genesius-Rode en Kraainem

Expert ICT-audit

Een VERA-projectleider beschrijft de feitelijke ICT-situatie en brengt werkpunten en opportuniteiten in kaart

Analyse van de bestaande situatie en vaststellen pijnpunten
Uittekenen van de -vernieuwde- ICT-omgeving cf. de Leidraad van de Vlaamse Overheid en de technische mogelijkheden
Adviezen formuleren voor verbetering van de ICT-infrastructuur, software en procedures
Opstellen van een duidelijk actieplan met concrete acties

Bijvoorbeeld de volgende besturen:

ICT-infrastructuur in kaart gebracht in gemeente Sint-Pieters-Leeuw
Begeleiding integratie OCMW en gemeente in Zaventem

Expert procesoptimalisatie

Een VERA-projectleider analyseert samen met de belangrijkste betrokkenen specifieke werkprocessen en begeleidt de zoektocht naar verbeteringen. Dit kan ingegeven zijn door externe veranderingen zoals gewijzigde wetgeving of integratie van gemeente en OCMW, of door de interne nood om de huidige werking te verbeteren.

Evaluatie van de huidige werkwijze en procedures
Opstellen actiepunten om werkwijze en procedures bij te sturen
Neutrale begeleiding bij veranderingen
Ondersteuning bij de implementatie: de expert bereidt de gewenste verbeteringen voor en ondersteunt de uitvoering

Bij o.a. de volgende besturen:

Gemeente Overijse: opstellen van een ICT-masterplan n.a.v. integratie OCMW en gemeente
Gemeente Hoeilaart - woonzorgcentrum: eerste fase vernieuwing telefonie en wifi i.f.v. mobiel werken en nieuwe behoeften personeel en bewoners

Expert smart city- en innovatieprojecten

Een VERA-projectleider ondersteunt bij smart city-transformatie door het uitwerken van concrete projectideeën, het verkennen van technologische oplossingen en het overleg met leveranciers en andere partners

Analyse van de problematiek, vertaalslag maken naar technologie en projectideeën vorm geven
Op zoek gaan naar partners (andere gemeenten, kennisinstellingen, bedrijven, …)
Schrijven van subsidiedossiers (bv. VLAIO City of Things, EFRO,…)
Opstellen van projectplannen en coördinatie van die projecten binnen en buiten de organisatie
Verkennen van technologische oplossingen (sensoren, communicatienetwerken, dataplatformen, dashboards, data analyse, alarmering, apps, AI, AR/VR …)

We begeleiden smart city-projecten bij:

Gemeenten Tremelo en Begijnendijk: aanvraag subsidiedossier VLAIO City of Things rond monitoring van waterkwaliteit en waterpeil in een zijrivier
Gemeente Geetbets: aanvraag subsidiedossier VLAIO City of Things rond mobiliteit in de dorpskern (sluipverkeer, vrachtverkeer, parkeerproblematiek)
Gemeente Zaventem: ondersteuning bij indiening EFRO-projectvoorstel DigiLoket Ondernemen

Expert digitale dienstverlening

Een VERA-medewerker analyseert de huidige dienstverlening en bepaalt samen met het bestuur welke bouwstenen zoals online diensten, snelbalies, werken op afspraak,… worden uitgebouwd om tot één functioneel geheel te komen

Uitwerken van een producten- en dienstencatalogus als basis voor de verdere analyse
Analyse van de huidige werking en bepalen welke bouwstenen (snelbalie, werken op afspraken,…) worden ingevoerd om zowel de interne werking als de dienstverlening optimaal te laten verlopen
Bepalen van de voorkeurskanalen voor de verschillende producten en diensten
Optimalisatie van de werking zodat medewerkers efficiënter kunnen werken en burgers/klanten snel en goed worden bediend
Veranderingsmanagement: objectieve analyse en coördinatie door een externe expert

We hebben in 2019 de volgende projecten en digitale transformatie begeleid:

Begeleiding invoering snelloket in gemeente Steenokkerzeel
Begeleiding dienstverlening afdeling Vrije Tijd Overijse

Expert informatiebeheer

Een VERA-medewerker analyseert de huidige informatiearchitectuur met focus op de fileserver en herwerkt samen met het bestuur stap voor stap de bestaande fileserver tot een logisch en functioneel geordende digitale informatiehuishouding. In overleg wordt het beleid inzake informatiemanagement uitgestippeld.

Analyse van de huidige situatie en noden
Opstellen van praktische richtlijnen rond (digitaal) informatie- en archiefbeheer
Rationalisering van de fileserver
Invoeren van richtlijnen en aanbevelingen om het informatiebeheer efficiënter te maken

We hebben in 2019 onder meer de volgende projecten begeleid:

Audit fileserver in gemeente Overijse
Optimalisatie fileserver in gemeenten Galmaarden en Steenokkerzeel
Uittekenen architectuur fileserver in stad Vilvoorde

Functionaris gegevensbescherming / DPO

Een specialist coördineert het volledige beleid rond gegevensbescherming en informatieveiligheid zowel vanuit technisch als juridisch perspectief of ondersteunt de plaatselijke DPO hierbij

Inventariseert de huidige manier van werken
Maakt een risicoanalyse van procedures, werkwijzen en projecten
Stelt een gedetailleerd veiligheidsplan en -beleid op en doet de opvolging hiervan
Zorgt voor de wettelijke administratieve verplichtingen
Fungeert als aanspreekpunt rond informatieveiligheid en geeft hierrond adviezen
Werkt actief aan sensibilisering omtrent gegevensbescherming en privacy

In 2019 werd binnen het geheel van wettelijke verplichtingen vanwege de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) door onze DPO’s veel aandacht gegeven aan de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GBEB), of in het Engels Data Protection Impact Assessment (DPIA). Een GBEB is een beoordeling die je moet doen bij nieuwe en innovatieve processen of projecten waarin je gebruik maakt van persoonsgebonden gegevens. Er moet dan worden beoordeeld of de mogelijke risico’s voor inbreuken tegen persoonsgegevens voldoende met voldoende beschermingsmaatregelen zijn afgedekt.

We begeleiden 54 besturen bij het opstellen van nieuwe procedures, overeenkomsten, werkwijzen… en organiseerden talrijke infosessies voor hun medewerkers:

33 gemeentebesturen met 30 OCMW’s en 24 gemeentelijke scholen en opvanginitiatieven, 14 politiezones, 2 hulpverleningszones, 2 zorgbedrijven en 3 intercommunales