Jubel, een boek....

Zo maakt vera het verschil

Reserveer jouw boek

(preview)

“Toen ik hier begon te werken, hadden we niet eens een computer. Vandaag heeft elk kind een eigen digitaal dossier.” Een citaat van het diensthoofd van het gemeentelijke kinderdagverblijf De Hummeltjes in Wezemaal. Het zegt veel over hoe snel de digitalisering is gegaan en hoe het ons leven wat gemakkelijker heeft gemaakt. VERA trekt in Vlaams-Brabant al 20 jaar de kar. Dat verdient een boek!

“Toen ik hier begon te werken, hadden we niet eens een computer. Vandaag heeft elk kind een eigen digitaal dossier.” 

Het werd een wel heel bijzonder jubileumjaar voor VERA. Het coronavirus COVID-19 dwong onze lokale besturen om heel snel digitaal te schakelen. Thuiswerk werd de regel, terwijl de dienstverlening naar de inwoners even belangrijk bleef. De relatief vlotte overgang toont hoe de digitalisering en onze begeleiding de afgelopen jaren al flink wat vruchten heeft afgeworpen. En die digitalisering ging aan fibersnelheid; twintig jaar geleden was papier nog de belangrijkste informatiedrager en waren computers nog lang niet bij elke medewerker ingeburgerd. Er dreigde een digitale kloof te groeien, maar dat was zonder VERA gerekend. Vandaag zijn cloudopslag, data protection en beveiligde VPN-verbindingen geen vage begrippen meer voor onze steden en gemeenten.

In ons jubileumboek Wat met de digitale kloof? VERA, 20 jaar bruggenbouwer vertellen de lokale besturen – steden en gemeenten, OCMW’s, politiezones, maar ook woonzorgcentra en kindercrèches – hoe VERA voor hen het verschil maakte. En hoe ze daardoor hun dienstverlening naar de inwoners konden verbeteren. Soms zit dat in kleine dingen, zoals het invoeren van de Digitale Handtekenmap.

Vaarwel, stapels papier!

VERA hielp de gemeentebesturen deze handige tool van de Vlaamse overheid te implementeren. Algemeen directeur Walter Vastiau van de gemeente Sint-Pieters-Leeuw mist de stapels papier op zijn bureau niet. “Een groot voordeel is dat ik om het even welk document vanop afstand kan tekenen. Een dringend document? Dat teken ik gewoon van thuis of van waar dan ook. En ik kan meteen een hele stapel tekenen, in bulk”, zegt hij.

Papier is sowieso een zeldzaam product geworden in het pas vernieuwde gemeentehuis van Steenokkerzeel. Het zit volgestouwd met digitale oplossingen, terwijl de gemeente zelfs geen IT’er in dienst heeft. Hoeft ook niet, onze IT-beheerder neemt die taak al sinds 2014 ter harte. “Hij is onze steun en toeverlaat”, zegt Ruud Van Calster, afdelingshoofd interne en sociale zaken van Steenokkerzeel. “Ook de raamovereenkomsten van VERA komen heel goed van pas. We kochten laptops voor ons personeel, een digitale telefooncentrale én telefoontoestellen aan via deze raamovereenkomsten. Ze zijn met kennis van zaken opgesteld, op maat van wat een lokale overheid nodig heeft. Door de grote hoeveelheden is het ook een voordelige aankoop.”

Ruud Van Calster

Van oplossingen als de Digitale Handtekenmap en een strak georganiseerd gemeentehuis merkt de inwoner op het eerste gezicht misschien niet veel, maar toch dragen ze bij tot een efficiëntere dienstverlening. En zo bouwt VERA bruggen tussen de lokale besturen en de inwoners. Zonder dat die inwoners daarom zelf helemaal mee hoeven te zijn op de digitale trein.

Steenokkerzeel rekent ook op VERA voor de informatieveiligheid. “En niet alleen voor de gemeente, ook voor het OCMW en onze scholen. VERA behoedt ons voor hackers, werkte een paswoordenbeleid uit, sensibiliseert onze medewerkers over computerveiligheid en zorgt dat de GDPR-afspraken correct worden uitgevoerd.”

Verse luiers

Het IT-beheer, de raamovereenkomsten en de databeveiliging zijn voor veel gemeenten onmisbaar geworden, maar wij werken ook heel concrete projecten uit. Zo kreeg elk kindje in het gemeentelijke kinderdagverblijf De Hummeltjes in Wezemaal een eigen digitaal dossier. Onze IT-projectleider Wendi Goethuys organiseerde daarvoor de aanbesteding en volgde de offertes op. “In 1994 hadden we nog niet eens een computer in huis”, herinnert diensthoofd Hilde Loos zich.

Hilde Loos

“Vandaag is zelfs een heen-en-weerschriftje niet meer nodig. De kinderbegeleidsters houden op hun tablet van elk kindje bij hoe de dag is verlopen. Van het dutje tot het eten, van de ververste luiers tot het toiletbezoek. Een icoontje klikken, het uur invullen, eventueel een woordje uitleg erbij, en klaar.”

Ook voor senioren is dergelijk digitaal dossier handig. Als een verzorgende van woonzorgcentrum Molenstee in Kampenhout een kamer binnenkomt, heeft ze via de smartphone meteen het juiste woonzorgdossier bij de hand. Daarin staat alle nuttige informatie over de bewoner, zoals welke medicatie hij moet krijgen, in welke hoeveelheid en wanneer. Maar ook of de bewoner de medicatie misschien al eerder die dag heeft gekregen of niet. Of er vandaag geplande doktersbezoeken zijn. Of de bewoonster al gewassen is. En nog meer zulke dingen.

Supersnelle politie

Marc Alen

Niet alleen gemeenten en OCMW’s digitaliseren aan een hoog tempo, ook hulpdiensten als politie en brandweer volgen deze algemene evolutie. De politie van Leuven stond echter voor een heel andere uitdaging. In deze tijd van supersnel internet moest die het doen met het politienetwerk HiLDE dat al bestaat van voor 2000 en beheerd wordt door de federale politie. Het nieuwe datacenter van de Leuvense politie heeft zonder een snelle verbinding weinig nut, dus klopte eerste commissaris Marc Alen bij VERA aan. Dankzij de raamovereenkomst connectiviteit is het datacenter verbonden met een glasvezelverbinding van Telenet én een coaxkabel die als extra verzekering een ander traject volgt.

Leuven is een voortrekker en overhaalt andere politiezones ook de digitale kloof te dichten. Verschillende zones in de streek sloten intussen aan op het nieuwe datacenter. Een heel nieuwe manier van werken waar de politiezones in heel het land een voorbeeld aan nemen.

Samen sterk

Het boek "Wat met de digitale kloof?"

In het boek Wat met de digitale kloof? belicht VERA-teammanager Ilse Van Mello het concept van de Virtuele Centrumsteden. Die bestaan sinds 2011. Een Virtuele Centrumstad is een samenwerkingsverband van lokale besturen, zoals gemeentebesturen, OCMW’s, hulpverleningszones en intercommunales. Acht zijn er zo in Vlaams-Brabant, goed voor 105 lokale besturen. De IT-verantwoordelijken komen vier keer per jaar samen in een IT-overlegmoment. Samen delen en zoeken ze oplossingen voor de ICT-uitdagingen en digitale evoluties, en VERA luistert en denkt mee.

“Alle gemeenten in Vlaams-Brabant staan voor dezelfde digitale uitdagingen”, zegt Ilse Van Mello. Door samen te werken delen ze ervaringen en kennis, en het schaalvoordeel geeft hen meer slagkracht. Als wij voelen dat er in een Virtuele Centrumstad een behoefte is, bijvoorbeeld om te investeren in multifunctionele printers of een oplossing om hun gemeenteraad te digitaliseren, maken wij een raamovereenkomst of stellen we een handleiding op.”

De focus van de Virtuele Centrumwerking is over de jaren heen verschoven. Terwijl ze vroeger vooral technische oplossingen zochten, wordt nu de hele digitale dienstverlening verbeterd.

Coronaperikelen

Corona krijgt uiteraard ook veel aandacht in het boek. Stefan Wuyts, directeur ICT van VERA, blikt terug. “Op korte tijd overschakelen op verplicht thuiswerk, vormde een uitdaging voor onze lokale besturen. Vaak waren er gewoon te weinig laptops en soms ook te weinig VPN-licenties voor beveiligde verbindingen. Daarnaast waren er nog de kleine praktische problemen, zoals de wifi die thuis niet sterk genoeg is of de omgeving die thuiswerken bemoeilijkt.”

En de uitdagingen zijn nog niet achter de rug. “Onze grootste bezorgdheid is de vervuiling en het gewoon niet meer terugvinden van data. Waar staan alle documenten? Op de fileserver? In de mailbox? In Microsoft Teams? Op de pc thuis? Deze informatiebeheersing lijkt nu nog geen prioriteit voor een lokaal bestuur maar door de veelheid van technologische mogelijkheden gaat dit wel een prioriteit worden. Er is nood aan duidelijke afspraken en richtlijnen.”

En wat met de privacy en de veiligheid van de informatie bij thuiswerk? De DPO’s - data protection officers – van VERA hadden de handen vol. En niet alleen met de lokale besturen. Toen het Agentschap Zorg en Gezondheid aan Zorg Leuven vroeg om alle bewoners en medewerkers van een getroffen woonzorgcentrum de volgende dag te testen op COVID-19, rezen er veel vragen. Wat met de testresultaten, want die vallen onder het medische geheim? Mogen die zomaar bekendgemaakt worden? En hoe dan, via de privé e-mailadressen van de medewerkers? Operationeel directeur Rita Deville vertelt in het boek hoe VERA dit inventief voor haar heeft opgelost.

En morgen?

Het zijn stuk voor stuk boeiende getuigenissen en verhalen. En die verhalen blijven komen, ook morgen nog. Want de rol van VERA wordt alleen maar belangrijker in onze digitale samenleving. Directeur Véronique Janssens blikt vooruit, op de nieuwe uitdagingen. Wat zijn die? Welke digitale kloven moeten er nog gedicht worden? Daarvoor zal je het boek moeten lezen. Reserveer het alvast via www.vera2021.be!

Reserveer jouw boek